O
5W2H é uma ferramenta útil para desenvolver projetos e aumentar as
chances de sucesso na execução. E ela é bem simples de aplicar na
prática.
De forma resumida, o 5W2H é um tipo de checklist de itens que precisam ser elaborados para que um plano de ação seja efetivo.
Para uma empresa, o aumento do nível de assertividade simboliza ganho
de tempo e dinheiro. Mas como aplicar o 5W2H no seu negócio e como
funciona na prática?
Neste guia, saiba o que é a ferramenta 5W2H, confira exemplos e fique atento ao passo a passo. Boa leitura! 😉
O que é 5W2H
O 5W2H é um método para validar um plano de ação ou um projeto. A boa notícia é que ele tem uma aplicação simples.
Basicamente, é um checklist de atividades que devem ser feitas com clareza e objetividade para estruturar todas as etapas de um projeto e aumentar as chances de sucesso.
5W2H é justamente a sigla para o checklist, em que cada uma das letras representa, em inglês, um critério a ser analisado:
- What: o que fazer;
- Why: por que fazer;
- Where: onde fazer;
- When: quando fazer;
- Who: por quem será feito;
- How: como será feito;
- How much: quanto vai custar.
A vantagem é que a ferramenta, criada no Japão no setor automotivo, pode ser usada por qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento de atuação.
Exemplos da ferramenta 5W2H
Depois de entender o que é o 5W2H, aproveite para conferir dois exemplos de como a ferramenta pode ser aplicada na prática. Vamos nessa? Considere os seguintes cenários descritos abaixo:
Contratação de um vendedor
Imagine que você tenha que contratar um novo profissional para integrar a equipe de vendas da empresa depois da saída de um colaborador. Seguindo o passo a passo da ferramenta, nesse cenário hipotético, ela ficaria assim:
O que fazer
Contratar um vendedor com experiência no mercado.
Por que fazer
Para aumentar as vendas da equipe em 10%.
Onde fazer
Na matriz da empresa.
Quando fazer
O prazo de contratação é de dois meses. Mas o primeiro filtro de candidatos deve acontecer em, no máximo, um mês.
Por quem será feito
O processo de recrutamento e seleção será feito pelo diretor do departamento de Recursos Humanos e por um psicólogo com foco em processos seletivos.
Como será feito
A vaga será divulgada nas redes sociais da empresa, que selecionará os 20 melhores currículos recebidos por e-mail.
Depois, será feita uma dinâmica em grupo para selecionar os 10 melhores candidatos. E aí serão feitas entrevistas individuais para recrutar o melhor vendedor para a empresa.
Quanto vai custar
O custo total do processo é equivalente a 40 horas de trabalho de cada profissional envolvido.
Campanha de marketing
Agora imagine que o seu desafio seja liderar uma campanha de marketing para atrair pessoas para um curso realizado anualmente pela empresa. De maneira resumida, ficaria assim:
O que fazer
Campanha de marketing para atrair participantes ao curso da empresa.
Por que fazer
Para atrair leads para a empresa e aumentar o número de inscritos.
Onde fazer
Nas redes sociais da empresa (Facebook e Instagram) e por meio de uma landing page.
Quando fazer
O prazo para lançamento da campanha é dois meses antes do curso.
Por quem será feito
Por todos os integrantes da equipe de marketing.
Como será feito
Será realizado um brainstorming para definir ideias para a campanha. Depois, a equipe será dividida em três grupos, conforme as seguintes atividades: artes da campanha, textos e divulgação de materiais.
Quanto vai custar
O equivalente a 80 horas de trabalho de cada integrante da equipe.
Vantagens da 5W2H
Agora que você já sabe como a ferramenta 5W2H pode ser aplicada na prática, é hora de descobrir os benefícios que ela promove. Confira nos tópicos a seguir:
Aumento do nível de assertividade dos projetos
Uma das principais vantagens é que, ao aplicar o 5W2H, é possível criar um plano de ação mais eficiente para o projeto, sem deixar pontas soltas.
Quanto mais completo for o planejamento, maiores serão as chances de o projeto ter êxito. Isso acontece principalmente porque, a partir das etapas descritas no 5W2H, as chances de você deixar algum detalhe importante de lado são menores.
Identificação de erros e problemas
O uso do 5W2H permite que, desde o planejamento, sejam identificados possíveis erros e problemas no projeto. Ou seja: é possível antever os fatores que podem dar errado e corrigi-los antes que surjam no processo.
Em termos práticos, isso representa um ganho significativo de tempo e a otimização dos recursos da empresa.
Ganho de produtividade e cumprimento de prazos
O 5W2H funciona como um mapa que orienta a equipe na execução do projeto. E, uma vez que todas as tarefas, prazos e responsáveis são definidos no plano de ação, a produtividade aumenta, e os processos internos são otimizados.
Afinal, todos os integrantes da equipe já sabem o que devem fazer, quando devem fazer e até quando devem entregar as tarefas. Logo, outro benefício direto é a garantia de cumprimento de prazos.
Sobretudo porque, com as ferramentas, as chances de ter problemas na execução dos projetos reduzem.
Facilidade de aplicação
Um diferencial do 5W2H é a sua simplicidade na aplicação, sobretudo em comparação com outras ferramentas de gestão de projetos. Isso porque a ferramenta é aplicada com uma série de perguntas e respostas objetivas.
O mais difícil, na prática, é chegar às conclusões para cada pergunta e criar a estratégia para o projeto.
Custo reduzido
Por fim, vale destacar que a ferramenta pode ser aplicada sem recursos financeiros. Convenhamos: esse é um fator que pesa bastante na escolha pelos métodos usados na empresa.
Você não precisa baixar um software, por exemplo, para colocá-la em prática. Basta criar uma tabela simples e preencher todos os requisitos.
Como aplicar a 5W2H no seu negócio
Depois de se familiarizar com as vantagens do 5W2H, é hora de saber como ele deve ser implementado na prática.
Primeiro, tenha em mente que não são necessários softwares, equipamentos ou grandes investimentos. Você só precisa de uma planilha.
Dica: uma planilha no Google Drive é ideal porque permite armazenamento em nuvem, e você não corre o risco de perder as informações, além de poder compartilhar o documento com toda a equipe.
Com isso em mente, crie sete colunas, uma para cada letra. Ao lado de cada uma, coloque as respostas para as suas respectivas perguntas.
Já o passo a passo para elaborar o 5W2H consiste em cumprir cada etapa do checklist. Confira abaixo o que cada letra representa:
1. What: o que fazer
A pergunta inicial, no primeiro W, é simples: o que será feito?
Aqui a ideia é sintetizar o que é o projeto em si para ter um ponto de partida.
2. Why: por que fazer
A pergunta seguinte traduz o objetivo do projeto, ou seja, a sua razão de existência.
Defina quais são as razões que tornam o projeto necessário para a empresa - elas servem como um direcionamento para as fases seguintes.
3. Where: onde fazer
Nesta etapa, é necessário definir o local onde o projeto será realizado e, portanto, onde surtirá efeitos.
O local pode ser uma rede social da empresa, caso o projeto seja uma campanha de marketing. Ou pode ser o salão de eventos da empresa, se a ideia for realizar uma confraternização entre colaboradores, por exemplo.
4. When: quando fazer
Aqui o objetivo é estipular a data de início do projeto e o seu prazo final. Quanto mais detalhado for o cronograma, melhor. Por isso, a ideia é definir as etapas de execução do projeto e o prazo para cada uma delas.
Dessa forma, fica mais fácil controlar o desempenho da equipe e o estágio em que se encontra o projeto.
5. Who: por quem será feito
Outro passo essencial é definir responsabilidades para cada atividade do plano de ação. É a hora de delegar tarefas e analisar quais integrantes farão atividades em conjunto.
Organizar essas informações visualmente por meio de um fluxo de trabalho é útil para que cada integrante da equipe saiba quais são suas responsabilidades.
6. How: como será feito
Nesta etapa, é preciso definir como o plano de ação ou projeto será executado. Em outras palavras, é como ele será aplicado na prática.
A ideia aqui é criar um planejamento detalhado e estipular métodos e ferramentas que serão usados nos processos.
Essa etapa é essencial porque serve como um guia de execução do projeto.
7. How much: quanto vai custar
Por fim, é necessário verificar os custos para o projeto e elaborar um orçamento.
Organizar as finanças é crucial para que a empresa não fique sem recursos no meio do projeto e não tenha que cancelá-lo de surpresa por falta de dinheiro.
E aí, viu como é uma ferramenta simples de aplicar na prática?
Se você ficou com alguma dúvida sobre o método 5W2H ou tem uma dica extra para compartilhar, deixe nos comentários abaixo. Aproveite para compartilhar o artigo com seus colegas de trabalho.
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